คู่มือกรณีใช้งาน

ตรวจ Invoice ก่อนอนุมัติจ่าย

สารบัญคู่มือทั้งหมด

ตรวจยอดที่ควรจ่ายจาก PO ใบรับของ หรือสัญญา ก่อนอนุมัติ Invoice

ปัญหาที่พบ

Invoice ที่มี PO และไม่มี PO ต้องตรวจต่างกัน ปัจจุบันการตรวจผู้ขาย รายการซ้ำ ภาษี และวงเงินคงเหลือมักทำด้วยคน

ทีม AP ได้ไฟล์พร้อมนำเข้าระบบ ERP และคิวตรวจสอบที่ระบุปัญหาด้านราคา จำนวน ภาษี หรือรายการซ้ำ

เมื่อผ่านการตรวจ: เตรียมรายการสำหรับ ERP

เมื่อต้องตรวจเพิ่ม: ระบุบรรทัดและเงื่อนไขที่ไม่ผ่าน

เริ่มจากหนึ่งบริษัทและ Invoice หนึ่งกลุ่ม เช่น Non-PO ที่จ่ายแล้ว

คำนวณ Invoice ที่จ่ายแล้วอีกครั้ง และให้ทีม AP ตรวจรายการที่ต่างกัน เคสนี้ผ่านการทดสอบกับรูปแบบ Invoice จริงของลูกค้าแล้ว

ทีมงานยังเป็นผู้อนุมัติ และ ERP ยังคงเป็นระบบบันทึกบัญชี