ก่อนจ่ายเงิน
ตรวจ Invoice ก่อนอนุมัติจ่าย
ตรวจยอดที่ควรจ่ายจาก PO ใบรับของ หรือสัญญา ก่อนอนุมัติ Invoice
ขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลที่ใช้
- Invoice จากผู้ขาย
- PO และใบรับของ
- สัญญาและ Master data
Manuel
คำนวณยอดที่ควรจ่าย
- มี PO: เทียบ PO ใบรับของ และ Invoice
- ไม่มี PO: ตรวจสัญญาและนโยบาย
- ตรวจรายการซ้ำและภาษี
ระบุบรรทัดและเงื่อนไขที่ไม่ผ่าน
ทุกผลตรวจเชื่อมกับเอกสารต้นทาง กฎที่ใช้ และประวัติการตัดสินใจ
ปัญหาที่พบ
Invoice ที่มี PO และไม่มี PO ต้องตรวจต่างกัน ปัจจุบันการตรวจผู้ขาย รายการซ้ำ ภาษี และวงเงินคงเหลือมักทำด้วยคน
สิ่งที่ทีมงานได้รับ
ทีม AP ได้ไฟล์พร้อมนำเข้าระบบ ERP และคิวตรวจสอบที่ระบุปัญหาด้านราคา จำนวน ภาษี หรือรายการซ้ำ
ทีมงานยังเป็นผู้อนุมัติ และ ERP ยังคงเป็นระบบบันทึกบัญชี
ขอบเขตเริ่มต้น
ทดสอบกับงานที่ทำเสร็จแล้ว
เริ่มจากหนึ่งบริษัทและ Invoice หนึ่งกลุ่ม เช่น Non-PO ที่จ่ายแล้ว
วิธีตรวจผล
คำนวณ Invoice ที่จ่ายแล้วอีกครั้ง และให้ทีม AP ตรวจรายการที่ต่างกัน เคสนี้ผ่านการทดสอบกับรูปแบบ Invoice จริงของลูกค้าแล้ว
นัดคุยเรื่องกระบวนการนี้อ่านคู่มือกรณีนี้